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防汛物资管理内控制度建设探思

时间：2022-12-29 20:20 所属分类：管理论文 点击次数：

　　摘要：防汛物资的储备、调配、运输和发放是防汛工作的重中之重。在“时间就是生命”的防汛应急工作当中，响应调度时间减少一秒，人民群众的安全就增加一分。从日常的防汛物资仓储管理，到防汛应急期的现场指挥、调度、物资运输等多方面，都体现着防汛物资管理内控制度建设状况。利用现代高科技规范防汛物资管理，从组织结构及职责分工、授权批准、会计记录、资产保护、职工素质、预算管理和报告制度等重要环节，组织实施内控制度的不断优化，是做好防汛物资管理必然要求。现就防汛物资管理现状和存在问题，提出构建优化防汛物资内控制度的一些设想。

　　关键词：物资管理;内控制度;日常管理

　　一、基本现状

　　目前，大部分单位的防汛物资管理仍是以纸质文件为基础，防汛物资的应急调度，仅以出入库清单来记录、追踪进出物资，防汛物资的管理模式仍以手工管理为主。防汛物资管理未形成信息化、系统化的物资仓储、调运、使用数据库。在防汛物资的仓储安全管理方面，很多单位仅凭工作人员的经验去应对各类安全问题，缺乏成体系的安全风险评估和应对预案。

　　二、主要问题

　　(一)防汛物资数据的完整性、时效性、可查性有待提高

　　传统防汛物资管理模式，数据信息以纸质方式存储，信息的及时性、时效性无法保证，很多有价值的过程性动态信息缺失，信息查询效率低下，不利于信息共享，单位内部难以建立有效沟通，更难以与本地和其他地区的应急局、防汛物资管理中心进行实时互动。这种管理模式下防汛指挥决策的物资保障信息支持，很难做到及时、准确和充分，应对规模小、灾害程度不高的应急防汛抢险尚可，遭遇受灾范围大、受害程度高的汛情，就会出现难以应付的局面。

　　(二)防汛物资有效配置和及时保障难

　　由于物资调度基于手工清单，汛情出现时决策者难以及时了解防汛现场物资的实际使用情况，无法针对存在的问题及时进行调整和反馈，难以实现防汛物资资源配置的最优化。

　　(三)防汛物资管理的安全风险防控能力弱

　　防汛物资管理的安全风险评估体系不健全，仅凭传统经验，缺乏系统性、严谨性和科学性。安全管理工作多集中在事故发生后的条件反射式本能应对，既缺少应对预案，预警机制也不健全。这不仅增加了防汛物资管理安全事故发生的可能，更提升了由于防汛物资保障不及时，造成人民群众生命财产损失的风险。

　　三、初步设想

　　(一)建立物资仓储数据库

　　1.物资存量数据录入

　　建立防汛物资数据库，将物资所属地区、货架编号、物品类型、物品名称、物品编号、入库时间等详细内容一一录入。按物资分属的不同级别分类，如省级、市级等。按物资不同种类分类,如防汛物资(块石、编织袋等)、设备(潜水泵、打桩机等)。对于库存物资，系统可以统计出各种物资的数量及金额，对于代储的物资，还可以统计出该种物资的总代储费用。除本地防汛物资外，可将应急管理局所掌握可以调配的物资同时录入，方便防汛应急决策。

　　2.物资入库数据采集

　　当有新的物资补充到仓库或委托厂家代储后，需要对防汛物资进行入库操作。要将物资的品名、规格、厂家及联系方式、采购方式、物资的有效期、设备保养周期等相关信息录入数据库，采用代码生成器生成代码，并打印在不干胶纸上粘在物资存放处。入库时使用手持POS机扫描代码入库，系统自动登记库存。

　　3.物资消耗数据核销

　　设置库存盘点体系，可定期或不定期对库存情况进行盘点，核对账物是否相符，如有废损物资，应及时进行数据的更新和物资的处理。根据国家防总规定的各类防汛物资储备年限，对于超过保质期限的物资，系统将提前半年发出预警机制提示，可以提示管理者及时更新，同时按防指行文批复对超期的物资予以核销。保证记录在案的物资处于完好可用状态。

　　4.物资整体数据统计

　　建立智能物资动态管理。如基础库存的管理、出入库管理、库存核销管理、物资申请与审批、单据打印和报表生成等功能，实时提供库存物资的种类、数量、规格、保质期等信息的统计，为各部门进行物资调配使用分析提供依据，实现内控制度整体信息的统计分析功能。通过创建本地的防汛物资管理中心网站，连接各地数据库，在系统内建立当地水系图，并在水系图中标列出各种物资的存放地点。从数据到图形，立体全面地实现防汛物资数量状态的可视化。建立分级授权系统，保证每位被授权的防汛决策者能在网站上进行实时查询和管理，保证防汛工作高效安全地实施。对防汛物资的入库记录、调拨记录、补充更新记录、核销记录、设备维修及保养记录按时间排序，储存于数据库中，保证防汛工作的可追溯性。设定各类物资告警值，当某类物资数量少于下限时给出告警提示，提醒防汛物资管理员及相应部门及时补充，保障防汛物资随时可用。通过建立防汛物资管理系统，使防汛物资相关信息简洁化，减少信息不对称问题，保证内控制度的有效执行，消除潜在的质量问题和安全隐患，提高防汛工作成效。

　　(二)优化物资调拨流程

　　设立层级授权，只有防指被授权的用户才可以使用调拨功能。用户选择需要调拨的物资，直接点击生成物资调拨令并实时下达。防汛物资调运相关人员收到通知，可实时沟通反馈，及时做好调运的准备工作，从而大大提高应对能力，节约了防汛应急期的宝贵时间。

　　(三)严格物资出库控制

　　物资设备调拨出库时，按照内控制度规定的调拨流程，发出物资及设备。可采用POS扫描录入设备对调出物资进行扫描，记录减少的物资品种及数量，实时更新物资存量信息。

　　(四)细化全程物流跟踪

　　当调令发出后，通过一体化的数据库实现物资调运配送痕迹的可视化，实时查询物资所在位置以及到达目的地的距离、所需时间等，确保物资及时送到抢险现场。

　　(五)构建风险评估机制

　　预先进行安全风险评估，设立安全等级，并据此设置不同级别的预警提醒，将安防报警系统与管理人员的手机联网，管理人员可实时掌握防汛物资安全现状。还可以利用系统连入本地仓库摄像头，实时抓拍出入库人员图像、进行身份识别、必要时报警等。

　　四、总结

　　健全的内控制度建设应渗透到日常管理活动的方方面面，只要单位存在日常管理活动，就需要有相应的内部控制。只有完善防汛物资管理的内部控制，才能确保防汛物资安全、信息及时、工作高效。利用现代科学技术，打通数据壁垒，实现应急局、防汛指挥中心、防汛物资管理中心等多部门的数据共享、信息互通，叠加大数据优势，更加精准地管理、调配防汛物资，提高抢险救灾效率，为人民生命财产安全筑起更加坚实的堤防。